Κοπή Πίτας: Πώς να Διοργανώσετε το Πιο Τυχερό Event της Χρονιάς

Οι γιορτές των Χριστουγέννων και της Πρωτοχρονιάς έχουν πλέον περάσει και όλοι έχουμε πλέον επιστρέψει στους κανονικούς ρυθμούς της καθημερινότητας. Εθιμοτυπικά, λοιπόν, οι περισσότερες επιχειρήσεις σχεδιάζουν την ετήσια κοπή της πίτας για το προσωπικό και τους συνεργάτες τους και οργανώνουν εταιρικά events συνδυάζοντας την ψυχαγωγία με τον απολογισμό της προηγούμενης χρονιάς.

Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχει σύλλογος, σωματείο, εταιρεία ή δημόσιος οργανισμός που να μην διοργανώνει κάποια εκδήλωση για την κοπή της παραδοσιακής πίτας, και μάλιστα, στις περισσότερες περιπτώσεις, πρόκειται για ένα επίσημο κοινωνικό γεγονός. Προσφέρεται, λοιπόν, μια ιδανική ευκαιρία, η εκδήλωσή σας να μετατραπεί σε εταιρικό πάρτι, χορό ή συνεστίαση ενσωματώνοντας τον απολογισμό της προηγούμενης χρονιάς και παρουσιάζοντας την απαραίτητη στοχοθεσία για την καινούρια, επιβραβεύοντας και ψυχαγωγώντας τα μέλη ή τους συνεργάτες σας. Ωστόσο, δεν είναι σπάνιο τέτοιες εκδηλώσεις να είναι τυπικές και σχετικά αδιάφορες, γι’ αυτόν το λόγο, μοιραζόμαστε μαζί σας όλα τα tips που θα κάνουν το event σας μοναδικό!

Η επιλογή της αίθουσας εκδηλώσεων για το πάρτυ είναι πολύ σημαντική και εξαρτάται από τον αριθμό των καλεσμένων σας. Εάν ο επαγγελματικός σας χώρος είναι αρκετά μεγάλος για να φιλοξενήσει μια γιορτή, τότε με κάποιες τροποποιήσεις -τη σωστή διακόσμηση και το σωστό φωτισμό και ηχητικό σύστημα- θα μπορέσετε πολύ εύκολα να τον μετατατρέψετε σε χώρο διασκέδασης. Εάν όμως οι καλεσμένοι σας είναι πολλοί ή ο χώρος σας δεν ενδείκνυται για τέτοιες εκδηλώσεις, τότε ίσως θα πρέπει να σκεφτείτε άλλες επιλογές, για να φιλοξενήσουν το event σας: Βιομηχανικοί χώροι πολλαπλών χρήσεων ή άλλοι μικροί χώροι, όπως ένα κτήμα εκδηλώσεων ή ένα all day bar μπορεί να είναι ιδανικοί, ενώ τις περισσότερες φορές
προσφέρουν πλήρες πακέτο υπηρεσιών, που σας απαλλάσσει από την αναζήτηση catering, ηχητικού εξοπλισμού και DJ.

Σε περίπτωση που σας προσφερθεί η επιλογή του εξωτερικού χώρου, μην τρομάξετε! Ακόμη και με χειμωνιάτικες θερμοκρασίες, οι εξωτερικοί χώροι μπορούν να εξοπλιστούν και να διαμορφωθούν με τέντες και σόμπες, ώστε οι θερμοκρασία να είναι η κατάλληλη και ο χώρος να μη διαφέρει σε τίποτα από μια εσωτερική αίθουσα.

Ενδεικτικά, μια λίστα, με τα χαρακρηριστικά που θα πρέπει να έχει ο χώρος διασκέδασης, που φιλοξενήσει την κοπή της πίτας, είναι:

• Πλήρη εξοπλισμό, άδεια λειτουργίας και άδεια μουσικής
• Δυνατότητα υπηρεσίας catering
• Μικροφωνική και ηχητική εγκατάσταση
• Διακόσμηση του περιβάλλοντα χώρου και των τραπεζιών
• Parking και υπηρεσία παρκαδόρων

Το concept design περιλαμβάνει την ανεύρεση θεματικής της εκδήλωσης, το σχεδιασμό της ροής του προγράμματος και όλων των απαραίτητων στοιχείων που συνθέτουν μία ξεχωριστή εμπειρία για τον κάθε καλεσμένο. Φροντίστε το πρόγραμμά της εκδήλωσής σας να είναι ευχάριστο και να μην έχει κενά. Κάποιες εταιρείες συνδυάζουν την κοπή της πίτας με την ενημέρωση των στελεχών τους για τον απολογισμό της χρονιάς που πέρασε και για τους  στόχους της νέας, με την παρουσίαση νέων προϊόντων ή υπηρεσιών και την σύσφιξη των σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων τους. Άλλες επιλέγουν ένα πάρτι για τα παιδιά των εργαζομένων τους με πολλές δραστηριότητες και εκπλήξεις για να περάσουν όλοι όμορφα και να υπάρξει ένα ακόμα πιο ζεστό κλίμα στις διαπροσωπικές τους σχέσεις.

Όποιο ύφος και αν επιλέξετε να έχει το event σας, μία σύντομη ομιλία κατά την έναρξη, είναι απαραίτητη. Εκεί θα ενσωματώσετε τις καθιερωμένες ευχές για το νέο έτος και θα ενημερώσετε τους καλεσμένους σας για το πρόγραμμα της εκδήλωσης (ομιλίες παρουσιάσεις, δώρα, φαγητό, χορός κλπ.). Ξεχωριστή στιγμή θα αποτελέσει βεβαίως, η βράβευση των στελεχών που έχουν ξεχωρίσει στην περίπτωση της εταιρικής εκδήλωσης ή μελών για την προσφοράς τους, εάν πρόκειται για κάποιον άλλο φορέα.

Με αφορμή την εκδήλωση για την κοπής της πίτας της νέας χρονιάς και αναλόγως του ύφους του οργανισμού ή της επιχείρησή σας, μπορείτε να διοργανώσετε ό,τι τύπο event επιθυμείτε: από μια αμιγώς εταιρική εκδήλωση μέχρι το πιο λαμπερό και κοσμικό πάρτι της χρονιάς. Σε κάθε περίπτωση, το ποτό και το φαγητό έχουν πρωταγωνιστικό ρόλο -όποια ώρα της ημέρας και αν επιλέξετε να κάνετε την εκδήλωσή σας- κι ένα όμορφο καλωσόρισμα για να ξεκινήσει η διασκέδαση είναι το πρώτο βήμα. Ένα ωραίο ποτό υποδοχής, συνέχεια στον γεμάτο με εκλεκτά εδέσματα μπουφέ και κατάληξη στο bar με υπέροχα cocktails είναι ένας σίγουρος τρόπος, ώστε να μην μείνει κανένας από τους καλεσμένους σας παραπονεμένος.

Η επιλογή ενός έμπειρου και αξιόπιστου catering θα σας βοηθήσει να επιλέξετε ένα μενού που ταιριάζει στις γευστικές σας προτιμήσεις και αρμόζει στο ύφος της εκδήλωσης, ενώ θα αναλάβει όλες τις λεπτομέρειες ώστε να απολαύσετε το φαγητό και το ποτό σας και να διασκεδάσετε.

Κι επειδή γιορτή χωρίς μουσική, δεν γίνεται, επιλέξτε μεταξύ ζωντανής ορχήστρας ή Dj για να διασκεδάσετε με τις καλύτερες επιλογές! Συμβουλευτείτε έναν ειδικό και εμπιστευτείτε τη διασκέδασή σας σε επαγγελματίες ώστε να είστε σίγουροι ότι η εκδήλωση σας θα μείνει αξέχαστη στους καλεσμένους σας.

Η βασιλόπιτα μπορεί να είναι η αφορμή για το event, αλλά ταυτόχρονα αναδυκνύται και σε πρωταγωνιστή της εκδήλωσης. Θα πρέπει λοιπόν να είναι προσεγμένη και φτιαγμένη με αγνά υλικά. Έχετε να επιλέξετε ανάμεσα σε 2 διαφορετικές εκδοχές: αφράτο αρωματισμένο κέικ ή την πολίτικη συνταγή του τσουρεκιού με μαστίχα και μαχλέπι. Στρογγυλή ή τετράγωνη, με επικάλυψη ή χωρίς, η βασιλόπιτα μπορεί να γίνει με τρόπο που να ταιριάζει στο ύφος της επιχείρησής σας ή του φορέα-διοργανωτή και μάλιστα μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο ή το σχέδιο της επιλογής σας. Συνδυάστε τη με ατομικά βασιλοπιτάκια σε μια νέα πιο μοντέρνα και αντί-covid εκδοχή. Μην ξεχάσετε να προμηθευτείτε το δώρο για τον τυχερό στον οποίο θα πέσει το φλουρί! Εναλλακτικά, μπορείτε να διοργανώσετε κλήρωση με δώρα, πρωτοβουλία που θα εκτιμηθεί, ιδιαίτερα εάν στη γιορτή παρευρίσκονται παιδιά.

• Προωθείστε την εκδήλωσή σας σχεδιάζοντας και παράγοντας το αναγκαίο γραφιστικό υλικό καθώς και τα κείμενα. Καλαίσθητες αφίσες και προσκλήσεις καθώς και ένα κατατοπιστικό πρόγραμμα προσδίδουν στο εταιρικό σας event το κύρος που θέλετε.
• Μπορεί η κοπή της πίτας να είναι από μόνη της ένα εορταστικό γεγονός, ωστόσο, όπως σε κάθε event η διακόσμηση παίζει το δικό της σημαντικό ρόλο. Επενδύστε έγκαιρα σε ειδικές κατασκευές όπως banner, stands κλπ. και στολισμό, που θα μεταφέρουν το μήνυμά σας και θα φροντίσουν οι καλεσμένοι να νιώσουν την ατμόσφαιρα που επιθυμείτε ακόμη και σε μικρούς χώρους.
• Εκμεταλλευτείτε τα ΜΜΕ και τα social media: Το social media marketing έχει τη δική του στρατηγική με κάποια βήματα, τα οποία εάν ακολουθηθούν σωστά, θα επιφέρουν κερδοφόρα αποτελέσματα στην εταιρεία/οργανισμό. Οι αναρτήσεις περιεχομένου, τα βίντεο, οι φωτογραφίες δεν πρέπει να λείπουν, για να μεγιστοποιηθεί η αναγνωρισιμότητα και η διεισδυτικότητα της γιορτής, τόσο πριν όσο και μετά την πραγματοποίησή της.
• Η κάλυψη βίντεο είναι μια από τις πιο σημαντικές πτυχές κάθε εκδήλωσης. Εάν το budget σας το επιτρέπει, συνεργαστείτε με έμπειρους εικονολήπτες για τη μαγνητοσκόπηση της εκδήλωσης σας αλλά και τη ζωντανή μετάδοση της μέσω social media. Η μετάδοση μέσω διαδικτύου και live streaming video αποτελεί έναν αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο προσέγγισης του διαδικτυακού κοινού. Καταγράφοντας σε βίντεο την εκδήλωσή σας μεγιστοποιείτε τα οφέλη της, ενώ ένα aftermovie ευχαριστήριο βίντεο με τις καλύτερες στιγμές θα υπενθυμίσει σε όλους τα best of, χαρίζοντας χαμόγελα σε όλους, όσοι παρευρέθηκαν στη γιορτή!