Με Ποια Κριτήρια να Επιλέξετε Χώρο για Εταιρικό Event

Γιορτάζετε κάποιο σημαντικό γεγονός, όπως το λανσάρισμα ενός καινούριου προϊόντος ή μήπως απλώς θέλετε να ενισχύσετε την ατμόσφαιρα μεταξύ των εργαζομένων σας; Η αύξηση της προβολής της εταιρείας σας και των δραστηριοτήτων σας στο ευρύτερο κοινό, η ενίσχυση των διαπροσωπικών σχέσεων και η βελτίωση του κινήτρου εργασίας είναι μόνο λίγοι από τους λόγους, για τη διοργάνωση ενός εταιρικού event και υπάρχει ένας ατελείωτος αριθμός λεπτομερειών που χρειάζονται την προσοχή σας, όταν αρχίσετε τον προγραμματισμό του.

Ένα από τα δυσκολότερα προβλήματα που θα κληθείτε να επιλύσετε στη διαδικασία διοργάνωσης της εταιρικής σας εκδήλωσης είναι η επιλογή του χώρου και τα κριτήρια, τα οποία θα σας κατευθύνουν στην επιλογή σας είναι πολλά. Προφανώς, δεν είναι όλοι οι χώροι εκδηλώσεων κατάλληλοι για εταιρικά events. Ο χώρος σας πρέπει να ταιριάζει με τον αριθμό των καλεσμένων, να προσφέρει μενού ή/και επιλογές τροφοδοσίας, να βρίσκεται σε βολική τοποθεσία και να προσφέρει άλλες ανέσεις που θέλετε είτε για τους καλεσμένους σας είτε για την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσής σας. Πολύ σημαντικό είναι επίσης, ο χώρος που θα επιλέξετε, να προσφέρει ένα επαγγελματικό περιβάλλον που ταιριάζει με το επιχειρηματικό σας προφίλ και όσα εκπροσωπεί η εταιρεία σας.

Συνάφεια με το θέμα της εκδήλωσης

Φυσικά, αυτό εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, και το πρώτο ερώτημα είναι τι είδους event θέλουμε να διοργανώσουμε: πρόκειται για συνέδριο, γεύμα/δείπνο, παρουσίαση προϊόντος ή βιβλίου, συνέντευξη τύπου, κοκτέηλ πάρτυ; Η επιλογή της τοποθεσίας θα πρέπει να έχει άμεση σχέση με το ίδιο το θεματικό επίκεντρο της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, αν αυτό είναι «Η στρατηγική τουρισμού των Κυκλάδων» θα ήταν ατυχές να επιλεχθεί ένα νησί που δεν ανήκει σε αυτό το σύμπλεγμα.

Αριθμός, ηλικία και ιδιότητα προσκεκλημένων

Η ηλικιακή ομάδα και η ιδιότητα των καλεσμένων είναι βασικοί παράγοντες, που επηρεάζουν την επιλογή του χώρου που θα φιλοξενήσει την εταιρική μας εκδήλωση. Ένας μικρός χώρος, προφανώς, δεν μπορεί να φιλοξενήσει ένα πάρτυ με 200 καλεσμένους ή μία παρουσίαση βιβλίου που απευθύνεται σε μεσήλικες, δεν μπορεί να γίνει σε ένα καφέ με θαμώνες νεαρής ηλικίας.

Έκταση του χώρου

Το μέγεθος του χώρου θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη την έκταση της εκδήλωσης, τις ανάγκες του προσωπικού, τον εξοπλισμό και την ψυχολογική επίδραση των διαστάσεων στο κοινό. Εδώ εντάσσονται και ζητήματα, όπως η διαμόρφωση των θέσεων, τα εμπόδια και η απρόσκοπτη θέα, ενώ πολύ σημαντικό είναι να γνωρίζετε την χωρητικότητα των θέσεων του χώρου σας – τόσο για υλικοτεχνικούς λόγους όσο και για λόγους ασφάλειας.

Υποδομή και εγκαταστάσεις

Η παροχή ρεύματος, το αξιόπιστο και δωρεάν WiFi και η συνολική οπτικοακουστική υποδομή είναι τα πρώτα που θα πρέπει να τσεκάρετε! Aνάλογα με το είδος του event και με την προϋπόθεση ότι το χρειάζεστε, θα πρέπει να σας απασχολήσει, εάν χώρος διαθέτει κουζίνα για να καλύψει τις ανάγκες σας ή εάν θα πρέπει να προνοήσετε για εξωτερικό catering. Έχει κατάλληλες καρέκλες, τραπέζια κλπ. ή θα πρέπει να τα νοικιάσετε; Σκεφτείτε κάθε αντικείμενο που μπορεί να χρειαστείτε και δείτε εάν ο χώρος σας μπορεί να τα παρέχει, καθώς προφανώς θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και αρκετά χρήματα. Η πρόσβαση σε ΑΜΕΑ, ο κλιματισμός, οι υπηρεσίες πρώτων βοηθειών και ο σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης μπορεί να θεωρούνται δεδομένα, στην πραγματικότητα όμως θα πρέπει να διακριβώνονται, καθώς η ύπαρξή τους δεν είναι πάντα αυτονόητη!

Πρόσβαση

H διασφάλιση ότι όλοι οι καλεσμένοι θα φθάσουν έγκαιρα και με ασφάλεια είναι ύψιστης σημασίας για οποιαδήποτε εκδήλωση. Συνεπώς, το πρώτο ερώτημα που θα πρέπει να σας απαχολήσει είναι εάν ο χώρος είναι εύκολα προσβάσιμος με τα μέσα μαζικής μεταφοράς ή/και οδικώς. Πόση ώρα θα χρειαστεί για να φτάσετε εκεί; Υπάρχει δυνατότητα υπηρεσίας ταξί και διαθέσιμες θέσεις  πάρκινγκ; Εάν το είδος της εκδήλωσης που διοργανώνετε το απαιτεί, εξετάστε, επίσης, εάν υπάρχει κατάλληλο κατάλυμα στον ίδιο τον χώρο, ή κοντά, για όσους επιθυμούν να μείνουν εκεί και δυνατότητες  ψυχαγωγίας.

Aσφάλεια, εγκληματικότητα και καιρικές συνθήκες

Αξιολογώντας διεξοδικά τον χώρο της εκδήλωσης, ο υπεύθυνος πρέπει να εντοπίσει όλους τους πιθανούς κινδύνους και να λάβει τις κατάλληλες προφυλάξεις, ώστε να εξασφαλιστεί η ασφαλής και απρόσκοπτη προσέλευση και αποχώρηση των καλεσμένων σας. Σημαντικός όσο και απρόβλεπτος παράγοντας είναι και ο καιρός ακόμη και στην περίπτωση που η εκδήλωσή σας θα πραγματοποιηθεί σε κλειστό χώρο. Μια ξαφνική βροχή ή καταιγίδα μπορεί να δυσκολέψει ακόμη και τον πιο σχολαστικό σχεδιασμό μιας μεγάλης επιχειρηματικής εκδήλωσης. Ανεξάρτητα από τις συνθήκες, είναι σημαντικό να έχετε εναλλακτική για κάθε πιθανό ενδεχόμενο, ώστε η επιλογή του χώρου να μη θέσει σε κίνδυνο την ασφάλεια των  παρευρισκομένων.

Κόστος και διαθεσιμότητα του χώρου

Αναπόφευκτα, ακόμη και σε ένα τόσο πολυπαραγοντικό ζήτημα, το κόστος παίζει τον κυρίαρχο ρόλο, αφού τελικά ζητούμενο είναι η παροχή της σωστής λύσης εντός ενός δεδομένου προϋπολογισμού. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη μέγιστη σχέση ποιότητας/τιμής από τον χώρο που θα επιλέξετε.

Ποιοι είναι οι τύποι χρέωσης

Δεν υπάρχει μια standard τιμή που να ανακοινώνεται από ένα τέτοιο χώρο, αλλά υπάρχουν τρόποι χρεώσεων. Έτσι λοιπόν, κάποιοι χώροι εκδηλώσεων χρεώνουν συγκεκριμένο ποσό, ανεξάρτητα  ή όχι από τον αριθμό των ατόμων και ανάλογα την ημέρα του event. Υπάρχει φυσικά και η περίπτωση, η χρέωση να είναι μόνο ανά άτομο από το πρώτο άτομο, ανεξαρτήτως αριθμού, ενώ ο τύπος συνεργασίας με το catering -εάν αυτό χρειάζεται- και οι επιπλέον παροχές που θα συμφωνηθούν, είναι ρυθμιστικός παράγοντας.

Χρήσιμες ερωτήσεις, προτού κλείσετε τον χώρο

• Θα χρειαστεί να πληρώσετε επιπλέον για πρόσβαση WiFi, αναψυκτικά κ.λπ.;
• Πόσο είναι η προκαταβολή και ποια είναι η πολιτική ακύρωσης;

• Υπάρχουν ειδικές εκπτώσεις, προσφορές ή προσφορές για εταιρικές εκδηλώσεις;

Έξυπνο tip: Εάν είστε ευέλικτοι στην ημερομηνία της εκδήλωσης, είναι πολύ πιθανό να μπορείτε να διαπραγματευτείτε μια έκπτωση. Οι χώροι μπορεί να έχουν ανοιχτές ημερομηνίες στο ημερολόγιό τους που πρέπει να «γεμίσουν».

Οι περισσότεροι χώροι εκδηλώσεων έχουν ωράριο που αφορά στη μέγιστη διάρκεια του event,  τη διάρκεια του φαγητού και του μπαρ. Επίσης υπάρχει όριο στη διάρκεια και την ένταση της μουσικής, ενώ θέτουν και περιορισμούς διακόσμησης και διάταξης. Διευκρινίστε κάθε απορία που μπορεί να έχετε, για να αποφύγετε άβολες καταστάσεις κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής σας. Κάντε λοιπόν έρευνα και θυμηθείτε ότι η τελική επιλογή θα εξαρτηθεί από το αν οι υπηρεσίες που σας υπόσχονται ανταποκρίνονται στην τιμή που σας ανακοινώνουν.