Γιατί και Πώς να Επιλέξετε ‘Εναν Event Planner

Αποφασίσατε να οργανώσετε μια εκδήλωση και οι απαιτήσεις είναι πολλές. Κάθε λεπτομέρεια πρέπει να είναι τέλεια διαμορφωμένη, για να δημιουργήσετε μια αξέχαστη εμπειρία για εσάς και τους προσκεκλημένους σας. Ωστόσο, ο σχεδιασμός οποιασδήποτε εκδήλωσης, κοινωνικής ή επαγελματικής, μεγάλης ή μικρής κλίμακας, δεν είναι απλή υπόθεση. Από την επιλογή του χώρου και του οπτικοακουστικού εξοπλισμού, μέχρι την προσβασιμότητα και το catering, η οργάνωση και η υλοποίηση ενός event είναι μία απαιτητική διαδικασία και χρειάζεται έναν ταλαντούχο και οργανωτικό «μαέστρο» για να οραματιστεί και να συντονίσει.

Από το πολύ δημιουργικό brainstorming μέχρι τα άκρως οργανωτικά και την αποπληρωμή των προμηθευτών, ένας event planner αναλαμβάνει πολλά καθήκοντα για να διασφαλίσει την επιτυχία μιας εκδήλωσης, με γνώμονα τη μέγιστη αξιοποίηση του χώρου, του χρόνου και του budget της εκδήλωσης, προσφέροντας μια μοναδική εμπειρία που θα θυμούνται για καιρό οι καλεσμένοι σας. Πάνω απ’ όλα όμως, μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε το άγχος και τις απρόοπτες καταστάσεις κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και να διασφαλίσει την επιτυχίας της. Παραθέτουμε, λοιπόν, 4 λόγους, για τους οποίους είναι απαραίτητος ένας event planner:

Η εμπειρία και ο επαγγελματισμός ενός event planner μπορούν να εγγυηθούν την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσής σας. Θα δουλέψει στενά μαζί σας για να κατανοήσει τις ανάγκες και τις προτιμήσεις σας και να δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη εμπειρία για εσάς και τους προσκεκλημένους σας, ενώ και οι οργανωτικές του ικανότητες είναι απαραίτητες για τη διαχείριση όλων των λεπτομερειών της εκδήλωσης, από τον προγραμματισμό και την κατανομή καθηκόντων έως την παρακολούθηση της εκτέλεσης. Επιπλέον, είναι σε θέση να αντιμετωπίσει κάθε απρόσμενο συμβάν, χωρίς να διαταράξει τη ροή της εκδήλωσης.

Η οργάνωση μιας εκδήλωσης είναι μια πολυδιάστατη διαδικασία που απαιτεί πολύ χρόνο, προσπάθεια και αφοσίωση. Η αναζήτηση του θέματος, η επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών, ο συντονισμός, αλλά και η αντιμετώπιση των ενδεχόμενων προβλημάτων, μπορέι να είναι πολύ περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία για κάποιον που δεν έχει εμπειρία και την απαιτούμενη εξειδίκευση. Ένας event planner είναι εξοικειωμένος με τον λεπτομερή προγραμματισμό που απαιτείται για μια επιτυχημένη εκδήλωση. Με βάση τις ανάγκες σας και τις προθεσμίες, ο event planner θα δημιουργήσει ένα αναλυτικό πρόγραμμα που θα περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες και τα χρονοδιαγράμματα. Αυτό σημαίνει ότι θα ορίσει ακριβείς χρονικές προθεσμίες για κάθε στάδιο της εκδήλωσης, εξασφαλίζοντας ότι όλα θα γίνουν σύμφωνα με τον προγραμματισμό.

Ένας σημαντικός λόγος για τον οποίο πρέπει να επιλέξετε έναν event planner είναι η δυνατότητα εξοικονόμησης χρημάτων. Οι επαγγελματίες event planners έχουν ευρύ δίκτυο προμηθευτών και συνεργατών, που τους παρέχουν προνομιακές τιμές και εκπτώσεις. Αυτό σημαίνει ότι ένας event planner μπορεί να επιλέξει τους καλύτερους προμηθευτές για κάθε πτυχή της εκδήλωσής σας με βάση τον προϋπολογισμό σας. Μπορεί να διαπραγματευτεί καλύτερες τιμές για τον χώρο της εκδήλωσης, το φαγητό και το ποτό, τη μουσική, τον ήχο, τον φωτισμό. Με την εμπειρία τους και την γνώση της αγοράς, οι event planners γνωρίζουν ποιοι προμηθευτές προσφέρουν αξιόπιστες υπηρεσίες και προϊόντα με την καλύτερη σχέση ποιότητας-τιμής. Έτσι, μπορούν να σας παρέχουν τις καλύτερες επιλογές σύμφωνα με τον προϋπολογισμό σας και να σας βοηθήσουν να επιτύχετε τις οικονομικές σας στόχους.

Η καινοτομία και η δημιουργικότητα είναι κάποια από τα στοιχεία, για τα οποία διακρίνεται ένας event planner και αυτά θα επιστρατεύσει για να κάνει την εκδήλωσή σας ξεχωριστή. Σε συνεργασία μαζί σας, ο event planner θα αναζητήσει την καλύτερη σύνθεση στοιχείων που θα αναδείξει τη θεματική ή την ατμόσφαιρα που επιθυμείτε να δημιουργήσετε. Μπορεί να προτείνει μοναδικές λύσεις και καινοτόμες ιδέες για τη διακόσμηση, το φωτισμό, τον σχεδιασμό του προγράμματος και πολλά άλλα στοιχεία που θα κάνουν την εκδήλωσή σας να ξεχωρίζει. Η δημιουργική του ικανότητα θα προσθέσει έναν αέρα φρεσκάδας και έκπληξης, ενώ θα εξασφαλίσει ότι η εμπειρία των προσκεκλημένων θα είναι αξέχαστη και μοναδική.

Η επιλογή του ιδανικού επαγγελματία είναι το αμέσως επόμενο ερώτημα που προκύπτει, μετά την αναγνώριση της ανάγκης για έναν event planner και θα προκύψει αβίαστα εφ’ όσον, ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

Καθορίστε τον στόχο: Προτού αρχίσετε την αναζήτηση, καθορίστε ποιους στόχους θέλετε να επιτύχετε με την εκδήλωσή σας. Προσδιορίστε τον τύπο, το κοινό σας και το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε, έτσι ώστε να οδηγηθείτε στα κριτήρια που θα πρέπει να πληροί ο επαγγελματίας που θα επιλέξετε.

Κάντε έρευνα: Αναζητήστε event planners και το έργο τους μέσω του φιλικού και επαγγελματικού σας κύκλου. Ερευνήστε τις ιστοσελίδες τους, τα έργα που έχουν πραγματοποιήσει, τις κριτικές πελατών και τα προφίλ τους σε κοινωνικά δίκτυα.

Οργανώστε συνεντεύξεις: Οργανώστε συναντήσεις με τους υποψήφιους event planners. Συζητήστε τις ανάγκες και τις προσδοκίες σας για την εκδήλωση και ακούστε τις ιδέες τους.

Ζητήστε συστάσεις: Μη διστάσετε να ζητήσετε συστάσεις από τους υποψήφιους event planners και επικοινωνήστε με τους πελάτες τους για να μάθετε την εμπειρία τους από τη συνεργασία τους. Επιπλέον, ζητήστε να σας παρουσιάσουν προηγούμενα έργα τους ή σχέδια για παρόμοιες εκδηλώσεις, ώστε να αξιολογήσετε το στυλ και την προσέγγισή τους. Στη συνέχεια, αξιολογήστε την επικοινωνία και την επαγγελματικότητά τους: Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, προσέξτε